Contratos Digitais: benefícios e razões para migrar.

Você pode eliminar seus contratos impressos e substituí-los por contratos digitais. Com a automação digital e o armazenamento em nuvem, assumindo muitos processos anteriormente feitos em papel, a nuvem tornou-se um dos lugares mais aceitos para fazer negócios, tanto que processos totalmente físicos são quase obsoletos em muitas empresas.

Então, por que os contratos geralmente são tratados da mesma forma que no século passado? Com vantagens ligadas à maior segurança, mais velocidade, negociações dinâmicas e armazenamento acessível, não há motivo para continuar com um processo arcaico para contratos. Vejamos alguns dos principais benefícios em optar por contratos digitais dentro da sua empresa, independente de quais modelos de contratos você esteja utilizando!

Segurança

Entre múltiplos níveis de autenticação, servidores seguros e inúmeras outras medidas de segurança, a armazenagem digital é a melhor maneira de proporcionar tranquilidade e garantir que nada de ruim aconteça com seus contratos. Os documentos podem ser criptografados após uma assinatura digital para garantir cópias autênticas e originais.

Além disso, você escolher quem vê o que, ao permitir apenas pessoas com credenciais autorizadas à acessar cada grupo dos seus contratos, além de possuir visibilidade sobre quem visualiza e edita seus documentos (log histórico). O controle de versão (versionamento) permite que você retorne através de cada edição bem como possua plena certeza de qual versão está analisando ou disparando para assinatura. A negociação simultânea entre partes e os comentários permitem aos usuários centralizar as informações relativas à negociação, evitando o ping-pong decorrente de extensas trocas de e-mails.

Essas múltiplas camadas de controle oferecem maior consistência ao longo do processo de contratação. Conclui-se portante, que armazenar contratos e documentos na nuvem, ao contrário do que muitos ainda pensam (por incrível que pareça), é a maneira mais confiável e sólida de se certificar de que seus documentos estão protegidos contra tudo, desde incêndios, sequestro de dados (ransomwares), extravio de informações ou mesmo espionagem.

Rapidez

A velocidade pode ser a diferença entre fechar um negócio ou perder um cliente. Com as decisões de negócios sendo feitas a um ritmo cada vez mais rápido, um ciclo de contratação lento é simplesmente inaceitável! A capacidade de se comunicar, fazer sugestões e rever um contrato detalhadamente e rapidamente coloca empresas que investem em tecnologia em uma posição competitiva por economizar tempo com as formalidade relacionadas ao fechamento de contratos, e em seguida,  gerar ainda mais negócios com o tempo economizado.

Integrações com CRM’s e ERP’s podem ser estratégicas para melhorar o fluxo de informações e documentos, removendo o incômodo de alimentar manualmente seu contrato através de múltiplos canais e plataformas. Outra possibilidade é buscar ferramentas de gestão de contratos que resolvem qualquer tipo de necessidade em um local único: desde gerar o contrato, negociar seus termos, assinar eletronicamente e monitorar os prazos e obrigações durante o cumprimento do contrato.

Os recursos das plataformas de contrato baseadas na nuvem permitem um trabalho colaborativo entre times, setores, escritórios de advocacia terceirizados ou mesmo partes contrárias. Os recursos de pesquisa aceleram o processo, permitindo que você ache os contratos certos mais fácil e acesse exatamente a informação de que precisa, em vez de exibir páginas e páginas de cópia impressa. Uma vez que você tenha cadastrado corretamente um contrato dentro do sistema, os resumos fornecem a imagem geral e permitem que você navegue diretamente para a parte de um contrato onde você precisa estar.

Armazenamento

Qualquer um que já precisou encontrar contratos físicos em uma sala de armários e caixas de arquivos sabe quão miserável esta busca pode ser, especialmente quando você precisa de algo rápido. Com armazenamento ilimitado na nuvem, você não precisa se preocupar sobre como colocar a próxima pasta em uma gaveta ou se você arquivou o contrato sob o nome da empresa ou o nome do contato. Com tags e poderosos recursos de pesquisa, você está a poucos cliques de distância de cada um dos contratos que você possui.

O armazenamento na nuvem elimina também a assimetria de informações sobre dados e contratos que não se encontram no mesmo físicos, como setores, times, filiais ou empresas de um mesmo grupo. Arquivos inseguros podem resultar tanto no vazamento de informações, quanto no extravio de um contrato (a falta do contrato original podem impossibilitar a cobrança de uma dívida ou a apresentação de defesa em uma ação judicial!).

Pode ser assustador pensar em migrar sua operação para contratos digitais, mas uma vez que você começa a cavar os benefícios, você verá rapidamente quanto tempo, esforço e energia mental irá salvar você! Indo digital irá ajudá-lo a trabalhar mais rápido, mais inteligente e fazer mais. É o momento perfeito para mudar, a Contraktor quer apoiá-lo durante a transição e tornar mais fácil do que nunca automatizar seu fluxo de contratação.

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