Como assinar digitalmente um documento PDF?

Assinar digitalmente um documento pdf não precisa ser um problema! Não há como negar que o mundo está cada vez mais digital! Inclusive, muitas relações profissionais se estabelecem virtualmente e, graças a isso, empresas de diversos segmentos podem prospectar e fechar parcerias com clientes em qualquer lugar.

Por outro lado, isso traz uma dificuldade: como realizar a assinatura de um contrato que valide a relação de prestação de serviços se o cliente está no Japão, por exemplo, sem depender dos sistemas de entrega internacionais? Por essa e outras razões, você precisa conhecer agora a ferramenta que permite que um documento PDF seja assinado digitalmente sem perder o seu caráter legal.

Como assinar digitalmente um documento PDF?

A Contraktor surgiu com a proposta de ajudar empresas de todos os portes e áreas de atuação a gerenciar de forma mais inteligente e otimizada os seus contratos. Reduzir ou eliminar a administração manual desse tipo de documento. Além de tornar o fluxo mais rápido e menos burocrático, concede sobre ele mais controle e o acesso com facilidade. Isso evita problemas comuns, como por exemplo, “perder” a data de vencimento e/ou renovação. E um dos serviços que faz parte da gestão de contratos é a assinatura digital de documento PDF.

Sabemos que muitos negócios estão expandindo a sua atuação para outras cidades, estados e países. Além disso, com a correria do dia a dia, algumas vezes o empreendedor tem dificuldades para se deslocar e ir até o cliente apenas para fazer a assinatura do contrato. As agendas não batem e é assim que serviços acabam sendo iniciados sem estarem protegidos por esse mecanismo legal.

A assinatura digital é a alternativa perfeita para isso: a ferramenta da Contraktor permite importar documentos. Isso significa que se você já tem o seu contrato redigido, pode importar o documento PDF para a nossa plataforma e dispará-lo via e-mail para que o cliente, fornecedor ou qualquer outro parceiro possa assiná-lo.

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Como funciona a assinatura digital?

O funcionamento é muito simples, afinal, o intuito é justamente facilitar essa atividade operacional. Além de importar o documento e enviá-lo para ser assinado, a ferramenta também tem um recurso que permite que você estabeleça a ordem das assinaturas (afinal, um contrato sempre envolve, no mínimo, duas partes, então é importante poder controlar quem vai assinar primeiro). E o controle o fluxo de aprovação, para que nenhuma solicitação de alteração passe despercebida.

Também é possível rastrear a abertura e visualização do contrato, ou seja, caso você demore mais do que o esperado para ter um retorno, tem como saber se a outra pessoa ao menos já viu o documento. E, é claro, também será notificado quando as partes envolvidas tiverem assinado os campos correspondentes a elas.

Assinatura eletrônica com e sem certificado digital

Outra função da Contraktor é permitir que a assinatura do documento PDF possa ser feita com ou sem o certificado digital. Mas, afinal, qual é a diferença entre essas duas modalidades?

Simples: uma assinatura sem certificado digital utiliza requisitos mais básicos para confirmar a identificação do assinante, como e-mail, palavra-chave, número de token e CPF. São elementos simples, mas que permitem que a pessoa seja identificada com maior agilidade.

Por outro lado, a assinatura com certificado digital envolve um mecanismo mais aprofundado e complexo, a chamada Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ou simplesmente, ICP-Brasil. É um identificador que funciona como cartão pessoal, mas exige que ambas as partes o tenham.

Vantagens da assinatura digital de documentos PDF

Se você quer saber se realmente vale a pena investir em uma ferramenta como essa, confira algumas das principais vantagens que ela pode proporcionar:

Tem validade jurídica

Esse é um receio comum das pessoas que ainda não utilizam a assinatura digital: será que ela tem a mesma legalidade de uma assinatura “tradicional”? Felizmente, a resposta é sim! Existe, inclusive, uma Medida Provisória específica que estabelece e regulamenta as assinaturas digitais em contratos e outros documentos. Inclusive, ela nem exige o certificado digital, apenas determina que o tipo de assinatura seja escolhido em comum acordo. Para quem quiser saber mais, trata-se da MP 2.200/2001.

É segura

Graças aos avanços da tecnologia, especialmente no que diz respeito à criptografia, é extremamente seguro utilizar a assinatura digital. A mensagem é codificada para que não possa ser vazada e cair em mãos erradas. O sistema como um todo protege o sigilo do teor do documento por meio de uma hash de segurança única do documento. E o contrato pode ser validado dentro do validador de contratos da Contraktor.

Economia de tempo e recursos

Se depender da assinatura convencional e presencial, pode levar dias ou semanas para que um contrato seja assinado (sem contar com os casos de extrema inviabilidade, como distâncias muito grandes). Já com a possibilidade de assinar digitalmente o documento PDF, isso pode ser feito em poucos segundos, poupando o tempo de ambas as partes.

E não é só o tempo que é economizado, mas também recursos: se você fosse mandar o contrato pelo correio ou qualquer outro sistema parecido, teria gastos com a postagem. Além disso, também tem a questão do combate ao desperdício de papel. Portanto, a assinatura digital não é apenas mais barata, é também “eco-friendly”!

Eficiência na gestão dos documentos

Essa é uma das principais vantagens: ao aderir à assinatura digital, você pode reunir todos os documentos em um banco de dados virtual. Eles vão ficar mais organizados e localizar um contrato específico será mais rápido. Você pode categorizá-los de acordo com a ordem de vencimento, por exemplo, ou com o tipo de contrato. Da forma que facilitar o processo e fizer mais sentido com a organização da sua empresa. Além disso, não é necessário ocupar espaço físico com aqueles arquivos enormes, até porque, salas comerciais cada vez mais compactas são a grande tendência do mundo corporativo.

Temos diferentes opções de planos e certamente uma delas será perfeita para atender às necessidades da sua empresa. Solicite uma proposta e faça uma demonstração da nossa ferramenta para conhecê-la melhor. E entender, na prática, como ela pode contribuir para aumentar a eficiência do seu negócio!

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